Veilig festivallen: wat komt erbij kijken?
Muziek, gezelligheid en even nergens aan denken: een dagje festival voelt voor veel mensen als pure ontspanning. Maar wat voor bezoekers vanzelfsprekend lijkt, vraagt achter de schermen om een uitgebreide organisatie waarin veiligheid centraal staat.
Veiligheid staat voorop
Jorik Fransen (44) werkt al jaren in de evenementenwereld en weet als geen ander dat veiligheid de basis is voor elk evenement. Als veiligheidscoördinator bij Enschede Promotie organiseert hij samen met zijn collega’s gratis en vrij toegankelijke evenementen in de binnenstad, zoals het Koningsfestival Enschede en Kerstmiddag. Dat vraagt om een andere aanpak dan bij een afgesloten festivalterrein. “We zijn niet alleen verantwoordelijk voor bezoekers van het evenement, maar ook voor ondernemers, bewoners, winkelend publiek en andere gebruikers van de stad. Juist daarom staat veiligheid bij ons met stip op één”, vertelt Jorik.
Voor het feest begint
Waar bezoekers op de dag zelf arriveren, begint het werk voor de organisatie al maanden eerder. Voor grote evenementen zoals het Koningsfestival starten de voorbereidingen al in oktober of november. “We beginnen breed: wat is er veranderd in de stad? Zijn er wegafsluitingen of verbouwingen? Hebben we alle stakeholders aan boord? Daarna werk je steeds verder de diepte in: crowd control, beveiliging, zorgplannen, communicatie met ondernemers en horeca. Alles komt samen in één veiligheidsplan.”
Dat plan wordt vervolgens besproken in een multi-overleg met verschillende partijen, zoals de gemeente (handhaving), politie en Veiligheidsregio Twente (Brandweer Twente en GHOR Twente).
Van improvisatie naar precisiewerk
Volgens Jorik is veiligheid rondom evenementen de afgelopen jaren sterk geprofessionaliseerd. Waar vroeger veel op ervaring en improvisatie werd gedaan, wordt nu veel nauwkeuriger gewerkt. Enschede Promotie werkt bijvoorbeeld met een eigen camerasysteem in de stad, waarmee publieksstromen op meerdere plekken gevolgd kunnen worden. Ook is de zorgcapaciteit uitgebreid, zodat er bij grotere evenementen en onverwachte drukte sneller opgeschaald kan worden.
Daarnaast wordt gewerkt met gedetailleerdere tekeningen en planningssystemen en is er geïnvesteerd in een professioneel weerabonnement. “Bij onweer of ander extreem weer wil je niet afhankelijk zijn van een algemene en minder nauwkeurige app. Wij staan in contact met een meteoroloog en kunnen nu bijna real-time volgen hoe het weer zich ontwikkelt, van opbouw tot afbouw.”
Toch blijft niet alles voorspelbaar. “Je kunt veel voorbereiden, maar een evenement verloopt nooit precies zoals op papier. Dan komt het aan op ervaring, snel schakelen en een goede samenwerking.”
Onzichtbaar, maar onmisbaar
Een groot deel van het veiligheidswerk blijft voor bezoekers bewust onzichtbaar. En dat is precies de bedoeling, zegt Jorik. “Eigenlijk moeten wij zo onzichtbaar mogelijk zijn. Als bezoekers zorgeloos kunnen genieten van een evenement en geen idee hebben wat er achter de schermen gebeurt, dan hebben wij ons werk goed gedaan. Zodra dat wel zichtbaar wordt, is er vaak iets niet goed geregeld of speelt er iets.”
Dat onzichtbare werk kan op cruciale momenten het verschil maken. Zo vertelt Jorik over een druk moment tijdens Koningsnacht, waarbij de zorgvraag plotseling snel opliep. “Binnen no-time zaten alle EHBO-plekken vol, waardoor we moesten opschalen. Dan moet je snel schakelen. Samen met beveiliging en zorgpartners hebben we snel extra capaciteit geregeld. Dat is echt teamwork.”
Volgens Jorik zit de kracht juist in die samenwerking. “Uiteindelijk doe je het met z’n allen. Iedereen heeft een eigen rol, maar het gezamenlijke doel is hetzelfde: een mooi en veilig evenement.” Maar veiligheid is niet alleen een taak van de organisatie.
Wat kun je zelf doen als bezoeker?
Ook bezoekers kunnen met een paar simpele keuzes bijdragen aan een veilige en prettige dag. “Een beetje voorbereiding helpt al enorm. Check het weer, smeer je in, neem een jas mee als het ’s avonds afkoelt of drink genoeg water als het warm is.” Het klinkt simpel, maar toch gaat het daar vaak mis. “Mensen bereiden een dagje uit soms beter voor dan een evenement. Terwijl naar een evenement gaan eigenlijk ook een dagtrip is.”
Meer dan alleen een evenement
Jorik hoopt dat bezoekers vaker stilstaan bij alles wat er nodig is om een evenement mogelijk te maken. De sector staat onder druk door stijgende kosten en steeds hogere eisen op het gebied van veiligheid en organisatie. Tegelijkertijd gebeurt een groot deel van dat werk buiten beeld. Van toiletten en hekken tot zorg, beveiliging en crowd control: het zijn juist die onderdelen die bepalen of een evenement veilig en soepel verloopt.
“Het is misschien niet het meest sexy verhaal,” zegt hij lachend. “Maar daar begint het wel. Er komt zoveel meer kijken bij een evenement dan alleen een podium neerzetten en een artiest boeken. Misschien mogen we dat verhaal wat vaker laten zien.”
